Tietosuojaseloste

 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
 

Seura: Futsal Mad Max ry.
Y-tunnus: 1774566-6
Osoite: Kärjenniementie 113B, 37860 Kärjenniemi
Sähköposti: futsalmadmax@hotmail.com

Yhteyshenkilö: Joni Kopra
Yhteyshenkilön puhelin ja sähköposti: 0407576540, joni.kopra@hotmail.com

 

Jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteri 
 

Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien, luottamushenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden, aktiivitoiminnan ja yhteistyön  aikana. Tarkoituksena on yhteystietojen ylläpitäminen, jäsentiedotus sekä jo päättyneiden jäsenyyksien seuranta.

Tietoja käytetään, jotta voimme

  • ilmoittaa jäseniämme tapahtumiin ja turnauksiin
  • laskuttaa
  • markkinoida ja tiedottaa toiminnastamme
  • kerätä palautetta
  • palvella jäsenistöä
  • Varmistaa turvallisuussyistä lasten toiminnassa huoltajien yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Futsal Mad Maxin yhdistyslain mukaiseen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden kerääminen

Rekisterissä käsitellään jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden sekä yhteistyökumppaneiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Syntymävuosi
  • Sukupuoli
  • Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn terveys elintärkeänä etuna)
  • Terveystilanne, pelitapahtumia varten
  • Alaikäisen osalta huoltajien nimi ja puhelinnumero

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään ja alaikäisten rekisteröityjen huoltajilta.


Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Käyttämämme turvatoimet vaihtelevat kerättävien tietojen mukaan.

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu word- ja/tai excel-muodossa tiedostoihin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.  Mikäli henkilötietoja käsitellään digitaalisesti muualla (välitetään esimerkiksi tapahtumavastaavalle), on niiden käyttäminen ja hävitys perustellun käytön jälkeen ohjeistettu.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ovat suojattu salasanoin. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa seuran varastossa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena pelaajalistojen luovuttaminen tapahtumien tai koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille sekä lajiliitoille.
Futsal Mad Max on tehnyt sopimuksen jäsentietojen luovuttamisesta Pelipaikkaan / Tasoon Suomen Palloliiton edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentietoja säilytetään vain niin kauan kuin tarpeen jäsenyysseurannan- ja historian kannalta.  Tiedot poistetaan turvallisesti tietotarpeen poistuttua.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • Oikeus korjata, muokata tai päivittää annettuja tietoja
  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
  • vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen

    Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Futsal Mad Max ry. voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.  Futsal Mad Max voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
 

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Futsal Mad Max ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain ja toiminnan edellyttämät tiedot: nimi, kotipaikkakunta , osoite, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Sopimussuhteissa olevilta tahoilta kerätään perustiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite

Allergiatiedot ja mahdolliset sairaudet tapahtumiin osallistuvien osalta.

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot, jotka ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä. Ilmoittautuminen muodostaa sopimuksen.

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen futsalmadmax@hotmail.com
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti seuran tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty ylätunnisteessa mainittuna ajankohtana.

 

Päivitetty 1.9.2018